Pareto hoch 2 – oder die ultimative Formel für unternehmerischen Erfolg

Bist Du Inhaber eines Unternehmens und beschäftigst Mitarbeiter? Dann verdienst Du im Normalfall mehr Geld als alle anderen im Team. Gehen wir davon aus, dass Du als Kopf der Truppe wichtigere Aufgaben hast als Deine Crew. Deine Arbeitszeit als Chef ist somit kostbarer.

Inhaber brauchen ihre Zeit vor allem für die Aufgaben, die niemand anderes erledigen kann. In der Summe sind das deutlich weniger, als sich viele vorstellen können. Ich kenne zahlreiche Unternehmer, die zu viel an den falschen Baustellen arbeiten. Sie erledigen Dinge, die sie problemlos delegieren könnten – wie zum Beispiel Rechnungen rausschicken.

Dass der Chef die Buchhaltung macht, Pakete frankiert oder Termine koordiniert, hat oft unterschiedliche Gründe: Er oder sie hat es einfach schon immer so gemacht. Man glaubt, es besser zu können als andere. Oder stöhnt, weil die Neuverteilung von Jobs erst einmal neue Arbeit macht. Daher wird am Status quo lieber nicht gerüttelt.

Diese Denke ist eine Falle

Mit dieser Denke kommen Inhaber nicht mehr zu ihrer wichtigsten Aufgabe: das Unternehmen weiterentwickeln. Und wer tut es dann? Niemand! Mitarbeiter kümmern sich nicht um übergeordnete strategische Fragen, sie beobachten nicht systematisch den Markt oder suchen Indizien für neue Trends und veränderte Kundenbedürfnisse. Wäre es anders, würden sie ihr eigenes Unternehmen gründen.

Die Schlussfolgerung ist offensichtlich: Wenn das Unternehmen laufen soll, muss der Chef es selbst pushen. Damit er Zeit dafür hat, muss er alle anderen Dinge ausnahmslos und dauerhaft delegieren. Dabei hilft eine simple Faustregel: Wenn es jemanden gibt, der einen Job zu 80 Prozent so gut erledigen kann wie der Chef selbst – dann weg damit, und zwar ans Team.

Erstelle doch mal eine Woche eine Liste von all Deinen Aktivitäten. Protokolliere genau, womit Du Dich in dieser Arbeitswoche beschäftigst. Erhebe die Daten aktuell. Verlasse Dich nicht auf Deine Erinnerung. Diese lügt Dich an, beschönigt und blendet aus.

Zu viele Dinge rauben zu viel Zeit

Diese Liste belegt schwarz auf weiß, womit Du als Chef Deine Zeit verbringst. Dann nutze die Pareto-Formel: Welche 20 Prozent Deiner Aufgaben führen zu 80 Prozent der Ergebnisse? Allein das zeigt, wie viele Schritte jede Menge Zeit rauben, die das Ergebnis kaum spürbar verbessern.

So werden die wichtigsten 20 Prozent Deiner Aufgaben sichtbar. Profis wiederholen diesen Prozess. Erneut wendest Du das Pareto-Prinzip auf die restlichen 20 Prozent an. Das heißt: Welche 20 Prozent Deiner wichtigsten Jobs sind die allerwichtigsten? Und bewirken wieder 80 Prozent des Erfolgs? Am Ende bleibt eine sehr kurze Liste übrig.

Sei Unternehmer, nicht der beste Sachbearbeiter

Wer ehrlich, diszipliniert und auch ein wenig mutig war, hält jetzt drei Listen in den Händen: die erste Liste mit allen Aufgaben, die zweite Liste mit den 20 Prozent Kernaufgaben und die dritte Liste mit 20 Prozent der Kernaufgaben. In nur zwei Durchläufen hast Du so die vier Prozent Deiner Aufgaben identifiziert, die bereits für 64 Prozent Deiner Ergebnisse verantwortlich sind. Und jetzt: Mach nur noch das! Das macht Dein Unternehmen erheblich profitabler. Versprochen.

Zeit ist Geld: Jede Minute sinnvoll nutzen

Im Hintergrund steht auch immer die Frage: Wie viel ist Deine Zeit als Chef wert? Auf dem Weg zu klaren Antworten helfen ein paar Notizen wie Arbeitstage im Jahr, produktive Stunden pro Woche oder Tag, Wunschgehalt und so weiter. Wer wirtschaftlicher arbeiten will, schreibt sich den errechneten Netto-Stundensatz auf einem Zettel – nehmen wir mal an 90 Euro.

Immer wenn Du als Unternehmer in Versuchung kommst, etwas „mal eben selbst zu machen", rechne aus, wie viel Geld Dich das kosten würde. Jede Minute kostet in dieser Rechnung 1,50 Euro: Der Anruf beim Papierlieferant beläuft sich dann auf knapp 5 Euro, das Privatkundengespräch auf 50 Euro und die mühsame Klärung einer Reklamation schnell auf über 100 Euro. Rechne das mal hoch. So verschwendest Du jeden Monat eine vierstellige Summe.